08 Nov

Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung

Effizient arbeiten bedeutet vor dem Hintergrund der fortschreitenden Technologisierung immer mehr auch digital arbeiten. Das Prinzip ist dabei für alle Branchen gleich: Ehemals analoge Eingaben und Daten werden digital überführt, sie können gespeichert und verarbeitet werden. Der Vorteil: Insbesondere papiergeführte Dokumentationsaufgaben mit vielen Medienbrüchen (durch beispielsweise Erhebung, Eingabe, Übertragung und Archivierung) kommen in digitaler Form ohne Medienbrüche aus – die Daten stehen lokal jederzeit zum Zugriff bereit. Das bedeutet in erster Linie oftmals eine verkürzte Prozesszeit, sowie eine wesentliche Qualitätssteigerung. Dadurch, dass sich Mitarbeiter von umständlichen manuellen Eingabepflichten befreien, schafft digitalisierte Dokumentation die idealen Rahmenbedingungen, um sich voll auf die Arbeit konzentrieren zu können.

Bei der Einführung und Implementation digitalisierter Arbeitsabläufe lohnt es, sich an bestimmten Erfolgsfaktoren zu orientieren:

  1. Strategische Zielsetzung

Digitalisierung ist keine Allzweckwaffe.

Bestimmte Prozesse und Bereiche profitieren unter Umständen unterschiedlich viel oder unterschiedlich wenig davon. Festgelegte Ziele helfen dabei, das Potenzial eines digitalisierten Prozesses zu ermitteln und zu bestimmen,  wo Digitalisierung genau helfen kann. Kriterien für die Auswahl der relevanten Prozesse können hierbei die kritische Masse in Bezug auf die Prozesshäufigkeiten, Kundenanforderungen in Bezug auf die Zeit der Berichterstellung oder die hohe Komplexität des jeweiligen Prozesses sein.

  1. Agiles Projektmanagement

Lieber eins nach dem anderen.

Auch wenn die Versuchung groß ist sich gleich um alles kümmern zu wollen, ist es ratsam iterativ vorzugehen und Wünsche hinsichtlich der Digitalisierung zu priorisieren um nicht den Überblick zu verlieren. Mit Hilfe überschaubarer Zyklen wird sichergestellt, ursprünglich definierte Ziele trotz Projektkomplexität nicht aus den Augen zu verlieren und schrittweise sicher zum Erfolg zu begleiten. Agiles Management besitzt für Kunden und Auftraggeber nicht nur den Vorteil den jeweiligen Digitalisierungsstatus auf Makroebene verfolgen zu können, auf Grund der kurzen Iterationszyklen kann hierbei auch dynamisch und flexibel eingegriffen werden.

  1. Mitarbeitereinbindung

Involvieren Sie frühzeitig Mitarbeiter.

Je früher Angestellte an die kommenden Neuerungen herangetastet werden, desto besser sehen auch die Erfolgsaussichten für die Implementation aus. Kommen ausgewählte Mitarbeiter (etwa ein Tester aus jedem involvierten Fachbereich) beispielsweise durch Testgruppen bereits in Kontakt mit den Prozessneuerungen, wird der Mehrwert des digitalen Wandels für die eigene Arbeit aus erster Hand erfahrbar. Diese „Champions“ treiben dann die Implementierung im Unternehmen voran und fungieren intern als Ansprechpartner bei Problemen. Die Lösungen sollten den Angestellten von vornherein Spaß machen, gleichzeitig muss der Vorgesetzte aber auch kommunizieren, dass der Anfang mit dem neuen System holprig werden könnte.

Bei der Anpassung und Implementierung von Reportheld legt groupXS deswegen besonderen Wert darauf, zunächst die Ziele des Digitalisierungsvorhabens des Kunden zu verstehen und diese gegebenenfalls gemeinsam mit dem Kunden nach zu schärfen. Die Umsetzung erfolgt dann im gemeinsamen Projekt. Zusammen mit dem Team des Kunden wird ein Konzept entwickelt, welches die individuelle Integration der Mobile-Workforce-App in die Prozess- und Systemlandschaft unserer Kunden sicherstellt.

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